Je suis débordée

Je n’y arrive plus

J’ai besoin de me structurer…

Ça te dit quelque chose?

Pour ma part, j’entends ça souvent en ce moment…

Alors j’ai pensé écrire un petit texte pour partager quelques outils avec toi.

Qui sait, ça pourrait t’être utile!

Une bouchée de l’éléphant à la fois

Première des choses, prendre conscience qu’on ne peut pas tout faire en même temps. On a deux mains et (jusqu’à preuve du contraire) une tête, et there’s only so much we can do. Tu as beau être la métaphore d’une pieuvre, il y a des limites à ce que tu peux accomplir en une journée, et C’EST NORMAL. Ici, le meilleur truc que je peux te donner est celui que j’ai reçu il y a plusieurs années et qui a réellement fait une différence dans ma vie: on prend une bouchée de l’éléphant à la fois.

Ça veut dire quoi? Que quand la montagne paraît immense devant nous, tout ce qu’on peut faire, c’est la monter un pas à la fois.

De la même façon, on bâtit son entreprise une brique à la fois.

Donc, en gros, sois indulgent.e envers toi-même. Tu vas y arriver, un pas à la fois.

C’est ok si tu n’as pas eu le temps de terminer la pile de dossiers qui traîne sur ton bureau. À moins que tu sois chirurgien à l’urgence, il y a peu de chance que quelqu’un en meure.

On peut faire seulement une chose à la fois… Aussi bien la faire dans le bon ordre!

Prioriser la priorité

Mais je comprends que l’indulgence a ses limites et qu’un peu d’efficacité est aussi bienvenu. Alors on fait quoi, avec la pile de 50 dossiers qui traîne sur le bureau?

On apprend à prioriser.

Sachant qu’on ne peut faire qu’une seule tâche à la fois (à la limite 2 ou 3, mais pas plus si on veut rester efficace), il faut établir ce qui est le plus urgent/important.

Souvent, écrire tout ce qu’on a à faire est un très bon début. On a tendance à tout garder en mémoire, et ça peut facilement prendre des proportions dantesques. En le mettant sur papier (ou sur écran), il est très possible qu’on réalise que la montagne est en fait une colline, ou même une butte.

Une fois qu’on a écrit toutes les tâches, on peut commencer à établir des priorités. Le fait de savoir ce qui doit être fait maintenant et ce qui peut attendre permet de mettre les choses en perspective. Ça allège le fardeau.

Une façon de d’établir l’importance d’une tâche est de déterminer si elle a:

un deadline
un potentiel de rentabilité (i.e. va potentiellement être rentable maintenant ou plus tard - apporter des nouveaux clients, permettre de créer un nouveau projet, créer un partenariat, etc)

Maintenant, on s’entend qu’il ne faut pas seulement faire les tâches qui répondent à ces deux critères. Mais ce sont de bons indicateurs quand vient le temps de prioriser son travail.

Les tâches avec une date butoir peuvent être faites en premier (ou en fonction de la date limite). Les tâches qui ont un bon potentiel de rayonnement pour ton entreprise peuvent venir ensuite. Tu peux diviser entre celles qui auront un impact immédiat et celles qui sont à plus long terme, et alterner entre les deux. Et après, les autres tâches. Assure-toi aussi de faire des choses que tu aimes et qui t’allument à travers tout ça, pour garder le moral!

Tu peux aussi déterminer tes propres critères de priorisation, selon le type de travail que tu fais et ce qui te semble important pour toi et ton entreprise. Ce qui compte, c’est que tu trouves une façon de mettre tes tâches en ordre d’importance pour pouvoir mieux organiser ton emploi du temps.

Blitz de to do

Autre chose qui peut grandement aider au niveau de l’organisation du temps est de consacrer un moment, chaque semaine (disons 2h), à “clairer ta to do”. Ce que je veux dire par là? On a tous une liste de trucs à faire qu’on n’a pas envie de faire et qu’on renvoie aux calendes grecques.

Ces trucs apparemment anodins peuvent devenir vraiment énergivores si on les laisse s’accumuler. Parce qu’ils sont là, dans le back burner. Et, un peu comme les app qu’on ne ferme pas sur son téléphone, ils grugent la batterie.

Donc, pendant 2 heures, une fois par semaine, on énumère tous ces trucs par écrit (c.f. le paragraphe ci-dessus), et ON LES FAIT. Une après l’autre, on effectue ces tâches ingrates (parce qu’on est d’accord: il y a une raison pour laquelle on ne voulait pas les faire, ces tâches). Après, je te garantis que tu te sentiras soulagé.e et que tu auras l’impression que tu es un peu plus en maîtrise de ta pile de dossiers.

Google Calendar: ton nouveau meilleur ami

Pour t’aider à planifier ton 2h de blitz (et le reste de ta semaine), je te recommande fortement d’utiliser Google Calendar (ou autre calendrier en ligne) à bon escient. Le lundi matin, prends le temps de planifier ta semaine. Qu’est-ce que tu veux accomplir cette semaine?

Planifie des temps pour différents types de tâches pour chaque jour, et n’oublie pas de te réserver des espaces pour lâcher lousse ta créativité ou pour brainstormer sur ta prochaine retraite. Ces moments-là sont aussi importants que faire ta comptabilité.

Perso, j’utilise des codes de couleur pour m’y retrouver: vert pour les moments pour moi; mauve pour les tâches d’admin, jaune pour le marketing, etc. Comme ça, je peux voir d’un coup d'œil ce qui m’attend dans ma journée. Je te recommande aussi de te laisser du temps pour manger le midi… Moi j’oublie souvent et ce n’est pas l’idéal…

Pour moi, le principal défi dans la gestion de l’agenda est de m’y tenir, ou du moins d’essayer de le respecter le plus possible. Ça m’a demandé beaucoup de discipline au début. J’avais tendance à vouloir y aller avec le flow, et à la fin de la semaine, la moitié de ce que je voulais faire n’avait pas été fait.

Cela dit, trouver le juste équilibre entre respecter l’horaire et se respecter me semble être le meilleur plan. Parce que si tu te sens complètement vidé.e et que tu essaie de faire tout ce qui est planifié, tu risques de te retrouver au plancher.

Balance, my friend, is the secret. Ça, et respecter son cycle. Mais on pourra élaborer sur le sujet dans un autre article.

Éventuellement, je te ferai un topo des différentes app qui peuvent te faciliter la vie quand vient le temps d’organiser ta charge de travail. Mais pour l’instant, je vais te laisser intégrer ces quelques outils, et voir si ça t’aide à respirer plus librement.

Je serais d’ailleurs vraiment (et sincèrement) curieuse de t’entendre à ce sujet. Si tu mets en application un ou plusieurs des trucs ci-dessus, j’aimerais bien avoir ton feedback, savoir si ça t’a été utile!